Büro organisieren: 9 Tipps zum Aufräumen des Schreibtischs & Co.

Eine richtige Ordnung und Organisation am Schreibtisch und im Büro ist unerlässlich. Egal ob es an hektischen Abläufen oder fehlenden zugrunde liegenden Strukturen liegt: Nur zu schnell sind Notizen vom Vortag nicht mehr auffindbar oder wichtige Rechnungen untergegangen.

Wie Sie Ihr Büro effizient organisieren, welche Ablagesysteme Ihnen dabei helfen und weitere Hinweise für die Büroorganisation haben wir von AVB Büroeinrichtungen für Sie zusammengefasst.

Schreibtisch organisieren mit Notizen und Post-Its? Ein No-Go

Ihr Arbeitsplatz ist voll von Notizzetteln und losen Blättern mit vermeintlich wichtigen Erinnerungen? Über kurz oder lang – meistens nach wenigen Stunden oder nach ein paar Tagen – werden Sie den Überblick verlieren. Organisieren Sie sich und Ihren Schreibtisch stattdessen mit einem konkreten Aufgabenbuch.

Das können Sie nämlich nicht nur ganz einfach in Besprechungen oder Meetings mitnehmen, sondern so haben Sie ein Dokument, in dem Sie zentral alle anfallenden Aufgaben notieren können. Auf Dauer schonen Sie so nicht nur Nerven, sondern es sorgt auch für aufgeräumte Schreibtische – und spart außerdem Papier.

Ordnung im Büro wahren mit dem passenden Ablagesystem

Gerade wenn Sie Ordner oder Akten verwalten, auf die mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, ist ein schnelles und einfaches Sortierungssystem wichtig. Hier helfen Büroschränke und Regale sowie Sideboards und Rollcontainer. Sie beinhalten auf wenig Platz viel Stauraum.

Wie Sie sich intern absprechen bzw. im Detail organisieren, ist dabei an dieser Stelle gar nicht unbedingt von Belang. Für jede Strukturierung gibt es Vor- und Nachteile. Wichtig ist nur eins: die Nachvollziehbarkeit und Einheitlichkeit der Vorgänge, die jeder Mitarbeiter im Unternehmen so befolgt.

Arbeitsunterlagen effektiv sortieren

Briefe und Dokumente sind in Ablagen zu sortieren, zum Beispiel je nach Abteilung. Diese sollten nach einem gleichen Muster beschriftet und idealerweise sogar farblich getrennt sein.

Um eine Zuordnung am PC möglichst einfach zu machen, sollte die digitale Ordnerstruktur über das identische Ordnungsmuster verfügen.

Reibungslose Übergaben

Sie haben Ihren Schreibtisch gut im Griff und wissen, wo sich alles befindet? Leider kann es bei Kollegen anders aussehen. Umso ärgerlicher, wenn Sie die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung machen und wichtige Dokumente einfach nicht auffindbar ist. Um diese für alle Beteiligten unangenehmen Situationen zu vermeiden und Ordnung im Büro zu halten, ist eine gut strukturierte Übergabe wichtig.

Dazu gehören folgende Punkte:

• Sind alle Zugänge und Passwörter vorhanden?
• Ist eine Telefon- und E-Mail-Weiterleitung vonnöten?
• Gibt es regelmäßige oder generell vereinbarte Termine?
• Was gibt es zu diesen zu wissen?
• Welche Projekte und Aufgaben sind konkret zu erledigen? Wo gibt es Informationen dazu?
• Gibt es weitere wichtige Details?

Multitasking am Arbeitsplatz vermeiden

Nicht nur, wie sie Ihr Büro organisieren, sondern auch die Strukturierung Ihrer Arbeitsabläufe selbst spielt eine wichtige Rolle, um ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. In diesem Zuge ist es wichtig, dass Sie das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben wenn möglich vermeiden. Der simple Grund dafür? Wir sind nicht so gut darin, wie wir glauben.

So haben 2012 Wissenschaftler der Universität von Utah herausgefunden, dass die Personen, die Multitasking am ehesten betreiben, tendenziell diejenigen sind, die es am wenigsten beherrschen. Nur zwei Prozent der Bevölkerung ist tatsächlich gut darin. Deswegen sollten Sie sich

• auf eine Aufgabe zu einer gegebenen Zeit konzentrieren und
• ihren Fokus auf eine andere Aufgabe richten, falls Sie in einer gedanklichen „Sackgasse“ enden.

Der digitale Schreibtisch: So halten Sie Ordnung im E-Mail-Postfach

Für viele ist längst nicht mehr nur der „reale“ Schreibtisch ein Problem: Täglich erhalten Arbeitnehmer dutzende E-Mails, von denen natürlich der Großteil (vermeintlich) wichtig sind. Und die Zahl steigt: Während 2013 beispielsweise in Deutschland insgesamt knapp 472 Milliarden (!) E-Mails versendet wurden, waren es laut Analysen von web.de und GMX nur vier Jahre später schon 771 Millarden.

Alternative, kollaborative Tools zur Organisation am Arbeitsplatz

Grund genug also zu fragen: Wie lässt sich diese Flut sinnvoll organisieren? In den letzten Jahren gibt es vermehrt Systeme und Angebote, die Arbeitsabläufe im Team vereinfachen. Slack, Trello, Jira und unzählige andere sind nur die Spitze an Cloud-basierten Lösungen, die aufgabenorientiert arbeiten. Das bedeutet beispielsweise: Ein Nutzer erstellt eine Aufgabe und weist sie jemandem aus der IT zu. Die weitere Kommunikation erfolgt dann ausschließlich über sogenannten Boards. Ewig lange E-Mail-Konversationen, in denen mehrere Personen in CC stehen, entfallen so. Optional können Sie sich per E-Mail

E-Mail-Posteingang sinnvoll konfigurieren und aufteilen

Auf diesem Wege fällt zumindest ein Teil der täglichen E-Mail-Flut weg, aber das grundlegende Problem bleibt bestehen. Um damit umzugehen, empfehlen wir Ihnen die Auf- bzw. Einteilung Ihres Posteingangs. Bei vielen laufen alle E-Mails in den normalen Posteingangs-Ordner. Die Folge ist, dass jede Mail prinzipiell gleich wichtig erscheint.

Fangen Sie daher in einem ersten Schritt an, Benachrichtigungen, Newsletter, Werbe-Mails & Co. in eigene Ordner einzuteilen. Bei Diensten wie Google Mail geschieht dies beispielsweise ganz einfach per Drag & Drop. Auch konfigurierbare Regelungen können hier Abhilfe schaffen. Mit einem kurzen Blick am Morgen oder nachmittags verpassen Sie so keine wichtige Mitteilung und haben gleichzeitig eine wesentlich bessere Übersicht über die wichtigen E-Mails. Wichtig: Zu viele Unterordner schaffen ebenfalls wieder Chaos. Eine gute Einteilung ist beispielsweise ein Ordnersystem mit den Begriffen:

• Erledigt
• Wartend
• Abgeben

Eigentlich alle bekannten E-Mail-Dienste haben außerdem eine Möglichkeit der Labels. Mit diesen können Sie den anderen anfallenden Nachrichten eine entsprechende Priorität zuweisen und diese dementsprechend abarbeiten. Und nicht zuletzt lassen sich viele Aufgaben und Themen auch wesentlich schneller mit einem Telefongespräch abhandeln.

Ordnung im Büro herstellen – und wahren

Zuletzt wohl der wichtigste Punkt, was die Büroorganisation angeht: Sie sollten die hier aufgelisteten Hinweise nicht nur einmalig befolgen, sondern kontinuierlich. Nehmen Sie sich daher täglich – idealerweise am Ende Ihres Arbeitstages – Zeit, um die Ordnung wiederherzustellen. Spätestens in diesem Zuge sind auch abgeschlossene Korrespondenzen und Dokumente abzulegen.

Zudem empfiehlt sich in regelmäßigen Abständen die kritische Überprüfung des eigenen Schreibtischs und der verstauten Dokumente. Ist das ganze Material wirklich noch vonnöten? Kann es beispielsweise von Ihrem Schreibtisch weg oder sogar komplett auf den Müll? Sie werden erstaunt sein, wie schnell sich unnötiger Ballast ansammelt und wie effektiv ein regelmäßiges Aufräumen des Büros ist.

Fazit zum Organisieren von Büros, Schreibtischen und Ablagesystemen

Eine funktionierende und nachvollziehbare Organisation ist im Büro von essentieller Bedeutung. Nur so können Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge im Arbeitsalltag konzentrieren und effizient Aufgaben erledigen. Für digitale Arbeitswege gilt das natürlich genauso. Die vielfältigen Möglichkeiten zur Automatisierung erledigen (sofern richtig eingestellt) die lästige Sortierung von E-Mails und Korrespondenzen für Sie.

Übrigens: Auch das passende Bürozubehör hilft, Ihren Schreibtisch und Arbeitsplatz zu organisieren. Vergessen Sie also keineswegs, ein ausgeklügeltes Kabelmanagement und die richtige Beleuchtung zu integrieren.